Definiciones claras de los términos más importantes de recursos humanos, seguridad social y compliance laboral en Colombia.
Proceso obligatorio de inscripción de un empleado en las cuatro entidades del Sistema General de Seguridad Social en Colombia: EPS (salud), AFP (pensión), ARL (riesgos laborales) y CCF (subsidio familiar).
Debe completarse antes del primer día de trabajo. El empleador es responsable de la afiliación. El incumplimiento genera multas de la UGPP de hasta 500 SMMLV.
Guía paso a paso de afiliación a seguridad socialNueva figura creada por la Reforma Pensional (Ley 2381 de 2024) que reemplaza progresivamente a las AFP en el componente de ahorro individual. Las ACCAI administran los aportes de pensión que excedan los 2,3 SMMLV de ingreso base de cotización, mientras que Colpensiones recibe los aportes hasta ese umbral.
Las principales ACCAI son las mismas entidades que operaban como AFP: Porvenir, Protección, Colfondos y Skandia. Los afiliados a Colpensiones que no eligieron ACCAI antes del 16 de enero de 2025 fueron asignados por sorteo. La implementación de la reforma se encuentra suspendida por revisión de la Corte Constitucional (Auto 841 de 2025). Nota: los empleadores no deben realizar ajustes en nómina, ya que la distribución de aportes entre Colpensiones y la ACCAI la realizan los operadores de información de la PILA.
Entidad que administra los ahorros para pensión de los trabajadores colombianos bajo el sistema anterior a la Reforma Pensional. Existen dos regímenes: prima media (Colpensiones) y ahorro individual (fondos privados como Porvenir, Protección, Colfondos, Skandia).
El aporte total es del 16% del salario (12% empleador + 4% empleado). Salarios superiores a 4 SMMLV pagan un 1% adicional al Fondo de Solidaridad Pensional. ⚠️ Colombia se encuentra en transición: con la Reforma Pensional (Ley 2381 de 2024), las AFP del componente de ahorro individual pasan a denominarse ACCAI. Mientras la Corte Constitucional resuelve la revisión de la reforma, la Ley 100 de 1993 sigue vigente y las AFP continúan operando normalmente.
Entidad que cubre los accidentes de trabajo y enfermedades laborales de los empleados. La tarifa varía según el nivel de riesgo del cargo, desde 0.522% (riesgo I, administrativo) hasta 6.960% (riesgo V, alto riesgo).
El 100% del aporte lo paga el empleador. Es el empleador quien elige la ARL, no el trabajador. La cobertura debe estar activa antes de que el empleado inicie labores.
Proceso de auditoría preventiva que verifica el cumplimiento de todos los requisitos de afiliación y aportes a seguridad social antes de que la UGPP los fiscalice. El objetivo es tener cero hallazgos en caso de una inspección.
Incluye: verificación de afiliaciones activas, consistencia entre nómina y PILA, documentación de pagos no salariales según Art. 128 CST, y archivo de soportes por mínimo 5 años.
Entidad que administra el subsidio familiar y ofrece servicios de recreación, vivienda, crédito y educación a los trabajadores colombianos. Todo empleador con al menos un trabajador debe afiliarse a una CCF.
El aporte es del 4% del salario, pagado 100% por el empleador. Las CCF más grandes en Colombia son Compensar, Colsubsidio, Cafam y Comfenalco.
Contrato laboral con fecha de inicio y terminación definidas. Con la Ley 2466 de 2025, la duración máxima es de 4 años (antes 3) y ya no puede renovarse indefinidamente. Debe constar por escrito. Para no renovar, se requiere preaviso escrito de mínimo 30 días antes del vencimiento.
Tipos de contrato laboral en ColombiaContrato laboral sin fecha de terminación definida. Con la Ley 2466 de 2025, es la modalidad de contratación establecida como regla general por ley. Si el empleador termina sin justa causa, debe pagar indemnización según el Art. 64 del CST.
Tipos de contrato laboral en ColombiaContrato laboral vinculado a la ejecución de una tarea específica. Termina cuando la obra o labor se completa. Con la Ley 2466 de 2025, debe describir de manera precisa y detallada la obra contratada; si el trabajador continúa prestando servicios después de terminada la obra, el contrato se entiende como indefinido. No requiere preaviso para terminar.
Principio del derecho laboral colombiano por el cual un contrato de prestación de servicios puede ser reclasificado como contrato laboral por un juez o la UGPP si en la práctica existen elementos de subordinación, horario fijo y exclusividad.
Consecuencias: pago retroactivo de prestaciones sociales, aportes a seguridad social, indemnización por despido y multas del Art. 65 CST.
Entidad del sistema de salud colombiano que administra la afiliación y el acceso a servicios médicos de los trabajadores y sus beneficiarios. El aporte total es del 12.5% del salario (8.5% empleador + 4% empleado).
El trabajador elige libremente su EPS. Las EPS más grandes en Colombia incluyen Nueva EPS, Sura EPS, Sanitas, Famisanar y Salud Total. Para trasladarse, se requieren mínimo 360 días de permanencia.
Reporte electrónico obligatorio que los empleadores deben transmitir a la DIAN con el detalle de los pagos salariales y no salariales realizados a cada empleado. Obligatorio desde 2022 en Colombia.
La nómina electrónica debe ser consistente con la PILA. Si hay diferencias entre lo reportado a la DIAN y lo cotizado en PILA, la UGPP tiene evidencia automática de inexactitud.
Cualquier cambio o actualización en la situación laboral o de afiliación de un empleado que debe reportarse en la PILA. Incluye ingresos (ING), retiros (RET), traslados de EPS/AFP, incapacidades, licencias y vacaciones.
PILA Colombia: guía completaSistema unificado mediante el cual los empleadores y trabajadores independientes en Colombia realizan el pago de todos los aportes a seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales) y parafiscales (CCF, SENA, ICBF) en un solo formulario.
Se paga mensualmente a través de operadores autorizados (SOI, Mi Planilla, Aportes en Línea). Los plazos dependen de los dos últimos dígitos del NIT del empleador.
PILA Colombia: guía completaPagos adicionales al salario que todo empleador colombiano debe reconocer a sus trabajadores: prima de servicios (1 salario/año), cesantías (1 salario/año), intereses sobre cesantías (12% anual) y dotación (3 veces/año para salarios hasta 2 SMMLV).
Sistema obligatorio que todo empleador en Colombia debe implementar para identificar, evaluar y controlar los riesgos laborales. Regulado por el Decreto 1072 de 2015. Incluye política SST, identificación de peligros, planes de emergencia y capacitación.
El incumplimiento puede generar multas del Ministerio de Trabajo de 1 a 500 SMMLV. La inducción en SST es obligatoria antes de que el nuevo empleado inicie labores.
Onboarding legal de empleados en ColombiaEl salario mínimo legal en Colombia, fijado anualmente por decreto del gobierno. Para 2026 es de $1.750.905 COP (Decreto 1469 de 2025). Se usa como referencia para calcular aportes, multas, prestaciones y umbrales legales.
Entidad del gobierno colombiano creada por la Ley 1151 de 2007 que fiscaliza el cumplimiento de aportes a seguridad social y parafiscales. Tiene facultades de fiscalización, determinación, sanción y cobro coactivo. Puede imponer multas de hasta 500 SMMLV (~$875 millones COP en 2026).
La UGPP cruza automáticamente información de PILA, DIAN, EPS, AFP, ARL y CCF para detectar omisiones, inexactitudes y evasión. El período de fiscalización es de hasta 5 años.
UGPP: auditorías, multas y cómo proteger tu empresaHurclick automatiza la contratación, afiliación a seguridad social y gestión documental en menos de 24 horas.
Agenda tu Demo Gratis