PILA Colombia: Qué es, cómo funciona y errores que generan sanciones
Equipo Hurclick
Expertos en Gestión Humana
¿Qué es la PILA?
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es el sistema unificado mediante el cual los empleadores y trabajadores independientes en Colombia realizan el pago de aportes a:
- Salud (EPS)
- Pensión (AFP o Colpensiones)
- Riesgos Laborales (ARL)
- Caja de Compensación Familiar (CCF)
- SENA
- ICBF
Antes de la PILA (implementada por el Decreto 1465 de 2005), los empleadores debían pagar a cada entidad por separado, con formularios diferentes y en plazos distintos. La PILA unificó todo en un solo pago.
¿Quiénes deben pagar PILA?
Empleadores (Tipo de aportante 1)
Toda empresa o persona natural con empleados debe liquidar y pagar PILA mensualmente por cada trabajador.
Independientes (Tipo de aportante 2)
Los trabajadores independientes con ingresos iguales o superiores a 1 SMMLV deben cotizar por su cuenta. La base de cotización es el 40% del ingreso bruto mensual (mínimo 1 SMMLV, máximo 25 SMMLV).
Independientes con contrato (Tipo de aportante 57)
Los contratistas por prestación de servicios que el contratante debe afiliar a ARL.
Tipos de cotizante más comunes
| Código | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| 1 | Dependiente | Empleado con contrato laboral |
| 2 | Independiente | Trabajador por cuenta propia |
| 3 | Independiente con contrato | Contratista afiliado a ARL por el contratante |
| 12 | Aprendiz SENA etapa productiva (Ley 2466) | Contrato laboral completo: salud, pensión, ARL, CCF, prestaciones |
| 19 | Aprendiz SENA etapa lectiva (Ley 2466) | Paga salud + ARL (no pensión, no parafiscales) |
| 51 | Dependiente de entidades no obligadas a SENA/ICBF | Exonerados Art. 114-1 ET |
Cambio importante (Ley 2466 de 2025): Los códigos de cotizante para aprendices se invirtieron. El tipo 19 ahora es para aprendices en etapa lectiva (salud + ARL). El tipo 12 queda reservado para aprendices en etapa productiva, que ahora tienen contrato laboral completo con todas las prestaciones y aportes. Este cambio aplica desde la autoliquidación del período de octubre de 2025. Los operadores de PILA validan la relación de aprendices mediante un archivo del SENA transmitido a Minsalud.
¿Cómo se calcula la base de cotización?
La base de cotización es el monto sobre el cual se calculan los porcentajes de aportes. Para empleados dependientes:
Base = Salario + todos los pagos constitutivos de salario
Esto incluye:
- Salario básico
- Comisiones
- Horas extras y recargos
- Bonificaciones habituales (que remuneran el servicio)
- Viáticos permanentes (componente salarial)
No incluye (si hay acuerdo escrito según Art. 128 CST):
- Auxilios o beneficios no salariales
- Bonificaciones ocasionales
- Viáticos accidentales (componente no salarial)
- Alimentación (si cumple requisitos legales)
Topes
- Mínimo: 1 SMMLV ($1.750.905 en 2026) para trabajadores de tiempo completo
- Máximo: 25 SMMLV ($43.772.625 en 2026) para la mayoría de aportes
- Excepción: La base para ARL no tiene tope de 25 SMMLV
Salario integral
Para empleados con salario integral (mínimo 13 SMMLV = $22.761.765 en 2026), la base de cotización es el 70% del total del salario integral.
Ejemplo: Salario integral de $22.761.765 → Base de cotización = $15.933.236
Porcentajes de cotización 2026
| Concepto | Empleador | Empleado | Total |
|---|---|---|---|
| Salud (EPS) | 8.5% | 4% | 12.5% |
| Pensión (AFP) | 12% | 4% | 16% |
| Fondo de Solidaridad Pensional | — | 1% a 2% (>4 SMMLV, escala progresiva) | Varía |
| ARL (Riesgo I) | 0.522% | — | 0.522% |
| ARL (Riesgo II) | 1.044% | — | 1.044% |
| ARL (Riesgo III) | 2.436% | — | 2.436% |
| ARL (Riesgo IV) | 4.350% | — | 4.350% |
| ARL (Riesgo V) | 6.960% | — | 6.960% |
| CCF | 4% | — | 4% |
| SENA | 2% | — | 2% |
| ICBF | 3% | — | 3% |
Fondo de Solidaridad Pensional — escala progresiva
El aporte al Fondo de Solidaridad Pensional no es un porcentaje fijo. Aplica a empleados que devenguen más de 4 SMMLV y tiene dos subcuentas:
| IBC en SMMLV | Subcuenta Solidaridad | Subcuenta Subsistencia | Total |
|---|---|---|---|
| 4 a 16 | 0.5% | 0.5% | 1.0% |
| 16 a 17 | 0.5% | 0.7% | 1.2% |
| 17 a 18 | 0.5% | 0.9% | 1.4% |
| 18 a 19 | 0.5% | 1.1% | 1.6% |
| 19 a 20 | 0.5% | 1.3% | 1.8% |
| 20 o más | 0.5% | 1.5% | 2.0% |
Este aporte es 100% a cargo del empleado y se descuenta de su salario.
Exoneración Art. 114-1 ET: Las empresas que tengan empleados que devenguen menos de 10 SMMLV están exoneradas de pagar SENA (2%), ICBF (3%) y el aporte patronal de salud (8.5%) sobre esos empleados. Esto aplica a sociedades y personas jurídicas declarantes de renta.
Plazos de pago
Los plazos de pago dependen de los dos últimos dígitos del NIT del empleador:
| Últimos 2 dígitos del NIT | Plazo máximo (día hábil del mes siguiente) |
|---|---|
| 00 a 07 | 1er día hábil |
| 08 a 14 | 2do día hábil |
| 15 a 21 | 3er día hábil |
| 22 a 28 | 4to día hábil |
| 29 a 35 | 5to día hábil |
| 36 a 42 | 6to día hábil |
| 43 a 49 | 7mo día hábil |
| 50 a 56 | 8vo día hábil |
| 57 a 63 | 9no día hábil |
| 64 a 69 | 10mo día hábil |
| 70 a 75 | 11vo día hábil |
| 76 a 81 | 12vo día hábil |
| 82 a 87 | 13vo día hábil |
| 88 a 93 | 14vo día hábil |
| 94 a 99 | 15vo día hábil |
Los aportes de un mes se pagan al mes siguiente. Por ejemplo: los aportes de marzo 2026 se pagan en abril 2026 según el calendario.
Novedades en PILA
Las novedades son los cambios que se reportan en cada período:
| Novedad | Código | Cuándo se reporta |
|---|---|---|
| Ingreso | ING | Primer período del empleado |
| Retiro | RET | Último período del empleado |
| Traslado de EPS | TDE | Cuando cambia de EPS |
| Traslado de AFP | TAE | Cuando cambia de fondo de pensión |
| Variación de salario | VSP | Cuando cambia el salario |
| Incapacidad general | IGE | Días de incapacidad por enfermedad general |
| Licencia de maternidad | LMA | Período de licencia de maternidad |
| Vacaciones | VAC | Días de vacaciones |
| Suspensión | SLN | Suspensión del contrato (sin goce de salario) |
| Incapacidad laboral | IRL | Días de incapacidad por accidente o enfermedad laboral |
Regla de los 30 días
En la PILA, un mes siempre tiene 30 días (calendario comercial), independientemente de si el mes tiene 28, 30 o 31 días. Si un empleado ingresa el 15 del mes, se reportan 16 días (del 15 al 30).
Operadores de PILA
Para liquidar y pagar la PILA, debes usar un operador autorizado:
- SOI (Aportes en Línea)
- Mi Planilla (Enlace Operativo)
- Aportes en Línea (Asopagos)
- Simple (Compensar)
Cada operador cobra una tarifa por transacción (entre $400 y $1.200 por cotizante por mes).
Cambios de la Ley 2466 de 2025 que impactan la PILA
La Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025) introdujo cambios que afectan directamente la liquidación de aportes en PILA:
Servicio doméstico obligatoriamente en PILA
Los trabajadores del servicio doméstico (incluyendo quienes trabajan por días o por horas, niñeras, cuidadores) ahora deben ser vinculados mediante contrato escrito y registrados en la PILA, así como las novedades relativas a trabajo suplementario. Aplica a todo tipo de servicio doméstico. El incumplimiento expone al empleador a multas, demandas laborales y pérdida de subsidios estatales.
Trabajadores de plataformas digitales de reparto
Se creó un esquema nuevo de distribución de aportes para repartidores independientes de plataformas digitales:
| Concepto | Plataforma | Trabajador |
|---|---|---|
| Salud | 60% | 40% |
| Pensión | 60% | 40% |
| ARL | 100% | — |
Los aportes se realizan a través de la PILA. El control de la afiliación y pagos está a cargo de la UGPP.
Microempresas y hogares — PILA a tiempo parcial
Las microempresas y hogares podrán realizar pagos a la seguridad social a tiempo parcial, debiendo formalizar su existencia mediante inscripción ante la Cámara de Comercio. Esto facilita la formalización de relaciones laborales parciales.
Régimen Simple Laboral
La Ley 2466 permite la consignación mensual anticipada de cesantías (8,33%) al fondo elegido por el trabajador y la mensualización voluntaria de intereses de cesantías (1% mensual). Esto impacta la parametrización de pagos mensuales en nómina y puede reflejarse en la conciliación con PILA. Requiere acuerdo escrito entre empleador y trabajador.
Art. 61 — Ajuste de la PILA
La Ley 2466 de 2025 incluye un artículo 61 específico que ordena ajustar la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (o el sistema que la reemplace) para incorporar todos los cambios de la reforma. Esto implica nuevos tipos de cotizante, validaciones adicionales y ajustes en la distribución de aportes.
Errores comunes que generan sanciones
1. Pagar fuera de plazo
Los aportes pagados fuera de plazo generan intereses moratorios a la tasa más alta autorizada por la Superintendencia Financiera. Además, un patrón de pagos tardíos es una señal de alerta para la UGPP.
2. Base de cotización incorrecta
Si la UGPP detecta que cotizaste sobre una base menor a la que correspondía (por ejemplo, excluyendo comisiones o bonificaciones salariales), la sanción es del 35% de la diferencia más intereses.
3. No reportar novedades
No reportar un ingreso (ING) o retiro (RET) genera inconsistencias. Un empleado que aparece en nómina pero no en PILA es una bandera roja automática.
4. Tipo de cotizante incorrecto
Usar el código de cotizante equivocado puede generar cobros de más o de menos. Un empleado exonerado (código 51) reportado como dependiente normal (código 1) paga SENA, ICBF y salud patronal innecesariamente. Al revés, es una omisión que la UGPP sanciona.
5. IBC diferente al de nómina
Si la base de cotización en PILA no coincide con el salario registrado en la nómina electrónica (DIAN), hay una inconsistencia que la UGPP cruzará.
PILA y nómina electrónica: la conexión
Desde 2022, los empleadores deben transmitir nómina electrónica a la DIAN. La nómina electrónica reporta los ingresos de cada empleado. La PILA reporta la base de cotización.
Si estos dos reportes no coinciden, la UGPP tiene evidencia automática de inexactitud.
Ejemplo: Si la nómina electrónica reporta que María ganó $5.000.000 en enero (salario + comisiones + extras), pero la PILA muestra una base de cotización de $3.500.000 (solo salario base), la UGPP identifica una diferencia de $1.500.000 en la base y calcula la sanción correspondiente.
¿Tu PILA cuadra con tu nómina electrónica?
Con la Ley 2466 de 2025 y los nuevos parámetros de 2026, los cruces que hace la UGPP entre PILA y DIAN son más estrictos que nunca. Un solo error en la base de cotización, un aprendiz con el código equivocado, o un empleado doméstico sin registrar en planilla ya no son "descuidos" — son hallazgos con sanción.
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