Reforma Laboral 2026 en Colombia: checklist de cumplimiento y plan de acción para empresas

Introducción

La Reforma Laboral que entra a impactar de lleno la operación empresarial en 2026 no es un “tema jurídico” más. Es un cambio operativo: contratos, nómina, turnos, reglamentos, evidencias y control interno.

Este blog es una guía educativa y propositiva: qué hacer, en qué orden, y cómo montar un plan de implementación real.

¿Qué cambia en 2026 y por qué a las empresas les pega en operación? En 2026 se cruzan varios frentes que obligan a cambios concretos:

• Reglamento Interno de Trabajo (RIT): actualización obligatoria y más exigencia de debido proceso interno.
• Aprendices SENA: ajustes al esquema de vinculación, pagos, seguridad social y monetización.
• Jornadas y recargos: nocturno desde las 7:00 p.m., aumento % del recargo dominical/festivo, control estricto de horas extra.
• Contratación: límites más claros para término fijo/obra-labor y más riesgo de “indefinido por realidad”.
• Inclusión: obligaciones de vinculación y reporte (p. ej. cuota de discapacidad en ciertos tamaños).

1. Reglamento Interno de Trabajo (RIT): actualización y despliegue

El RIT debe incluir el nuevo procedimiento sancionatorio al trabajador, las definiciones de jornada y recargos modificadas, las nuevas licencias remuneradas y políticas anti-discriminación.

Qué debes hacer:

1. Actualizar el RIT con:
   • Procedimiento disciplinario robusto (debido proceso: comunicación, descargos, decisión motivada, etc.).
   • Nuevas reglas de jornada/recargos (para que haya coherencia entre operación y norma interna).
   • Licencias y permisos (citas médicas con especialista, citación escolares, citaciones judiciales).
2. Publicarlo bien:
   • Copias visibles (si aplica) + versión digital accesible.
   • Evidencia de socialización (actas, correos, firma de recibido).

Buenas prácticas: Genera un procedimiento que sea parte del Sistema de Gestión de Calidad y realiza divulgación y capacitación a los jefes de área. Estandariza documentos: formato de citación a descargos, acta, decisión y notificación.

2. SENA: contrato, nómina y costos (no lo dejes a medias)

La reforma laboral transforma al aprendiz SENA en un trabajador con contrato laboral a término fijo, eliminando la figura del simple "apoyo de sostenimiento" para otorgar derechos plenos.

Bajo este nuevo esquema:

• Los aprendices devengan prestaciones sociales (primas, cesantías, vacaciones).
• Cuentan con afiliación integral a seguridad social: Salud y ARL en etapa lectiva, sumando Pensión en la etapa práctica.
• Remuneración: 75% del SMMLV en fase teórica y del 100% en la práctica (aprox. $1.750.905 para 2026).
• Monetización: El valor por cada cupo es de 1.5 salarios mínimos.

Qué debes hacer:

• Inventario de todos los aprendices (lectiva / práctica / dual).
• Ajustar:
  • Contrato: Es un contrato a término fijo.
  • Seguridad social y afiliaciones.
  • Nómina (prestaciones si aplica según la etapa).
• Si no vas a vincular, prepara el impacto: monetización (y su costo anual real).

Buenas prácticas: Crea o implementa una herramienta de “contratos a término fijo e identifica cuáles de estos son por aprendices” con: etapa, fechas, responsable, alertas de vencimiento. Define un dueño: RRHH + Nómina + Jurídica, y una rutina mensual de revisión.

3. Jornada, recargos y horas extra: el “costo escondido” de 2026

A partir de julio 2026, la jornada laboral se fija en un máximo de 42 horas semanales, permitiendo turnos flexibles de 4 a 9 horas diarias bajo acuerdo mutuo.

Un cambio clave es el inicio del horario nocturno a las 7:00 p.m. con su recargo del 35%, junto al aumento del pago dominical y festivo que sube al 90% en julio de este año. Respecto al trabajo suplementario, se eliminó la autorización previa del Ministerio, pero se mantiene el límite de 12 horas extras semanales.

Qué debes hacer:

• Auditar turnos actuales: ¿tienes gente trabajando entre 7:00 p.m. y 9:00 p.m.?
• Recalcular nómina con:
  • Nocturno desde 7 p.m.
  • Recargo dominical/festivo subiendo (impacta retail, logística, salud, operación 24/7).
• Implementar control serio de horas:
  • Registro de asistencia confiable.
  • Aprobación previa de horas extra (flujo simple).

Buenas prácticas: Política clara: “sin aprobación previa no se reconoce hora extra” (y que el jefe responda por planeación). Reporte semanal para gerencia: horas extra por área, costo, causa.

4. Contratos: limpia el riesgo antes de que te explote

La reforma laboral establece el contrato a término indefinido como la norma general.

Los contratos a término fijo ahora tienen un tope máximo de cuatro años sumando prórrogas; superado este límite, se convierte en indefinido. Si hay una 5ª prórroga, esta debe ser por un año (sin superar el tope de 4 años).

Por su parte, los contratos por obra o labor exigen una especificación escrita detallada.

Qué debes hacer:

1. Revisar contratos:
   • Término fijo: control de prórrogas y acumulado (y decidir a tiempo).
   • Obra/labor: que esté bien descrito y que no se “vuelva indefinido por continuidad”.
2. Detectar “contratación de riesgo”:
   • Personas con 2-3 contratos seguidos haciendo lo mismo.
   • Roles permanentes con temporalidad artificial.

Buenas prácticas: Crea un mapa de cargos: “permanentes” vs “temporales reales”. Al renovar: exige una justificación operativa por escrito (no jurídica, operativa). Lleva el mismo control de contratos a término fijo incluyendo los de aprendices.

5. Inclusión y reportes

Desde julio de 2026, el sector privado deberá cumplir con una cuota obligatoria de inclusión laboral para personas con discapacidad (empresas de >100 empleados).

Qué debes hacer: Si tu empresa entra en obligación por tamaño:

• Diagnóstico: ¿cuántas personas con discapacidad tienes hoy?
• Gap: ¿cuántas te faltan?
• Plan de contratación y ajustes razonables.
• Preparar el proceso de reporte (si aplica) y el expediente documental.

Buenas prácticas: Crea una ruta “end-to-end”: reclutamiento + evaluación ocupacional + adaptación del puesto + onboarding + reporte. Evita hacerlo “por cumplir”: busca roles donde realmente haya éxito y permanencia.

Checklist final (rápido) para Talento Humano y Operaciones

• RIT actualizado + publicado + evidencia de socialización
• Plantillas y flujo de debido proceso disciplinario
• Herramientas de control de Contratos término Fijo y SENA: contratos, etapas, y monetización
• Turnos ajustados a nocturno 7 p.m. + recargos recalculados
• Control de asistencia y horas extra (aprobación + reporte)
• Matriz de contratos: fijo/obra-labor con alertas por riesgo
• Revisión de tercerización y temporales (misional vs no misional)
• Plan de inclusión y reportes (si aplica)
• Capacitación a jefes (1 hora) + manual operativo de “qué hacer y qué no”

Solución automatizada

El control manual de la reforma en el 2026 es el camino más corto hacia multas y sobrecostos de nómina.

En Hurclick-Bicho, hemos parametrizado todas las nuevas reglas de la ley para que el sistema trabaje por ti: automatiza el reporte de horas extras y recargos, simplifica el debido proceso disciplinario, facilita el control sobre los vencimientos y afilia correctamente a tus aprendices.

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