📁 La carpeta invisible: gestión documental de empleados y su impacto legal

Introducción

En empresas medianas y grandes, la estructura documental de los empleados parece estar bajo control. Sin embargo, esa ilusión de orden puede convertirse en un grave problema legal cuando realmente importa.

1. La carpeta “perfecta”… ¿o no?

En teoría, cada colaborador tiene su carpeta con subcarpetas claras:

• 📁 /[Nombre del empleado]/
  • 📁 Contrato
  • 📁 Afiliaciones
  • 📁 Soportes de nómina
  • 📁 Licencias e incapacidades

Suena bien, ¿cierto?

Pero en la práctica…

• Parte de la información se queda en correos electrónicos.
• Hay duplicados en Drive, SharePoint o carpetas locales.
• Documentos que nadie sube.
• Falta trazabilidad de cuándo se firmó o entregó cada archivo.

Al final, cada carpeta es un collage de versiones antiguas, documentos faltantes y huecos que solo se notan cuando ya es tarde.

2. La ley no es opcional

La gestión documental no es solo buena práctica, es una obligación legal:

• Decreto 1072 de 2015, artículo 28: obliga a conservar la documentación laboral mínimo 5 años tras la finalización del contrato.
• Muchas empresas extienden este plazo hasta 10 años especialmente frente a posibles demandas laborales.

Entre los documentos que se deben conservar están:

• ✅ Contrato de trabajo firmado.
• ✅ Afiliaciones a EPS, ARL, pensión y cesantías.
• ✅ Soportes de pago y novedades de nómina.
• ✅ Registros de incapacidades, licencias, vacaciones y ausencias.

3. ¿Qué pasa si no los tengo?

⚠️ Riesgos de no contar con la documentación clara y actualizada:

• Multas del Ministerio de Trabajo.
• Dificultad para defenderse en juicios laborales.
• Pérdida de confianza en auditorías.
• Daño reputacional y sanciones por incumplimiento.

4. ¿Y si me lo piden hoy?

Hazte esta pregunta clave:

¿Podría mi empresa entregar en menos de un minuto toda la documentación de un exempleado si la solicita una autoridad?

Si la respuesta es no, es hora de repensar tu proceso de gestión documental en Talento Humano.

Conclusión

Tener la carpeta no es suficiente. Hay que saber qué contiene, qué falta y qué tan accesible y segura es su información.

Implementar una gestión documental robusta, con control de versiones, trazabilidad y disponibilidad inmediata, puede parecer una tarea administrativa. Pero en realidad, es un blindaje legal silencioso que protege a la empresa y le permite actuar con confianza y evidencia ante cualquier situación.